Zpracování faktury za třetinu původního času, zjednodušení práce nebo urychlení komunikace – to jsou hlavní přínosy digitalizace a automatizace v tuzemských firmách. Vyplývá to z březnového průzkumu společnost Grit mezi manažery 485 českých firem. Díky automatizaci ubývá rutinních činností zejména v účetnictví nebo administrativě.

„Například při zpracování faktur v nedigitální firmě musí fakturant či fakturantka fyzicky předávat doklady svému nadřízenému, případně je skenovat, posílat e-mailem, a následně odnést na poštu a poslat do účetní kanceláře. To je časově náročné a navíc se zaměstnanci vystavují kontaktu s mnoha lidmi. Digitalizace tohle odbourává. Od některých firem dnes víme, že už si ruční práci s papírovými doklady v době pandemie a při práci na home office ani nedokážou představit,“ popisuje marketingová ředitelka Zuzana Lazarová z firmy Grit, která vyvíjí software pro automatizaci toku dokladů.

Firmy nejvíce oceňují zjednodušení práce

Benefit, který si oslovené firmy po nasazení nástrojů pro digitalizaci či automatizaci nejvíce pochvalují, je zrychlení a zjednodušení práce. V průzkumu firmy Grit mezi 485 českými firmami to za největší přínos považuje 49 % respondentů.

„Jednou z typických ‚obětí‘ digitalizace a automatizace ve firmách je zpracování přijatých faktur. V běžné firmě musí fakturanti či fakturantky vzít každou fakturu do ruky, zkontrolovat ji, nechat schválit a přepsat do podnikového systému. V digitalizované firmě většinu těchto úkolů převezme robot, člověk u monitoru jeho práci jenom zběžně kontroluje,“ vysvětluje Zuzana Lazarová.

Automatizace ve firmách je trendem posledních let zejména díky zlepšování technologií. Ty dnes zvládnou například přečíst, takzvaně vytěžit faktury zcela automaticky, lidé jen zkontrolují, že je vše správně. Podle zkušeností Gritu trvalo jeho klientům ruční zpracování jedné faktury průměrně 15 minut. Po nasazení nástroje na automatické zpracování faktur trvá stejná činnost asi 5 minut.

Digitalizace zjednodušuje i komunikaci s dodavateli

Více než čtvrtina (27 %) respondentů výzkumu uvádí, že digitalizace také zjednodušuje a urychluje komunikaci s odběrateli a dodavateli. Díky digitalizaci prý mají větší přehled o stavu svých objednávek nebo termínech dodání zboží.

„Díky Orion EDI se zbavujeme rutinních činností a zkracujeme čas na vyřízení obchodních případů,“ říká IT manager firmy GECO Luboš Haspekl, jeden z účastníků průzkumu.

Důležitý je i lepší přehled

Další téměř pětina (18 %) respondentů pak považuje za největší přínos digitalizace a automatizace větší přehled nad prací. V digitální firmě většina práce probíhá v cloudových nástrojích, do kterých se oprávnění uživatelé mohou přihlásit odkudkoliv, a data jsou aktualizována v reálném čase.

Nestává se tak, že by lidé omylem pracovali s různými verzemi téhož dokumentu, nebo že by se ve firmě ztrácely důležité informace. V cloudu dnes běží pokročilé podnikové, zákaznické i skladové systémy.

 

Zdroj: GRiT

Praha, 11. května 2021