Evidenci zaměstnanců vedete, abyste splnili povinnosti zaměstnavatele –⁠ vůči firmě, zaměstnancům i státním orgánům. Přečtěte si, co byste měli o zaměstnancích evidovat a jak to dělat efektivně s účetním programem.

Co obsahuje osobní spis zaměstnance

S nástupem nového zaměstnance zakládáte jeho osobní spis (nebo také osobní kartu) v evidenci zaměstnanců. Osobní spis obsahuje 4 různé typy údajů. Konkrétně doklady a data z doby:

• před vznikem pracovního poměru,
• při vzniku pracovního poměru,
• další průběžně ukládané dokumenty za dobu trvání pracovního poměru (např. navýšení mzdy či platu, pravidelné lékařské prohlídky),
• při skončení pracovního poměru.

Před vznikem pracovního poměru evidujete hlavně:

• zápočtový list,
• potvrzení z úřadu práce,
• doklady o dosaženém vzdělání,
• výpis z rejstříku trestů,
• lékařský posudek.

Při vzniku pracovního poměru evidujete hlavně:

• kontaktní údaje,
• osobní údaje pro zpracování mezd (např. bydliště, číslo účtu a pojišťovny),
• potvrzení o absolvování kurzů BOZP,
• pracovní smlouvu,
• mzdový výměr.

Při skončení pracovního poměru evidujete hlavně:

• doklad o ukončení pracovního poměru,
• doklad o vypořádání vzájemných pohledávek,
• kopii zápočtového listu, který jste zaměstnanci vydali.

V osobním spisu zaměstnanců tak najdete především údaje, které slouží ke zpracování dat v oblasti mezd, daní, zdravotního, důchodového či nemocenského pojištění.

Evidence docházky zaměstnanců

Spolu se zmíněnými údaji a dokumenty evidujete také odpracované hodiny zaměstnanců, které slouží jako podklad pro výpočet mezd.

Zákoník práce udává, že zaměstnanec má povinnost evidovat svou pracovní dobu. Formu evidence legislativa neudává, ale jako zaměstnavatel dbejte na to, aby byla přehledná a průkazná. Vyhnete se tak případným komplikacím při kontrole z inspektorátu práce.

Zaměstnavatelé docházku svých zaměstnancům nejčastěji řeší pomocí čipových karet nebo online nástrojů s tlačítky příchodu a odchodu. Údaje o docházce vám zpracují do přehledných tabulek, které usnadní tvorbu mezd.

Jak s evidencí zaměstnanců pomáhá účetní program

Řešení personálních povinností si zjednodušíte díky účetnímu programu. Část agendy vyřídí za vás a vy budete mít jistotu, že je vše v souladu s legislativou. Například účetní program pro podnikatele Money S3 má svůj vlastní personální systém v podobě modulu Mzdy a personalistika.

Pokud evidujete údaje o zaměstnancích v účetním systému, máte všechny informace přehledně na jednom místě. Každý zaměstnanec má v systému svou kartu, kde jeho údaje dohledáte.

Přímo z karty zaměstnance pak za pár vteřin připravíte a vytisknete dokumenty jako:

• mzdový list,
• potvrzení čistých příjmů,
• evidenci důchodového pojištění
• nebo potvrzení o zdanitelných příjmech.

Kromě evidence údajů usnadňuje účetní program i samotnou tvorbu mezd. V Money S3 nejprve zaevidujete u každého zaměstnance mzdové složky a slevy na dani nebo pravidelné srážky. Poté jen každý měsíc vyplníte počet odpracovaných hodin a případné jednorázové údaje jako nepřítomnost v daném měsíci, prémie nebo pokuty a Money S3 mzdu automaticky vypočítá.

Přímo z účetního programu pak odešlete hromadně výplatní lístky všem zaměstnancům na e-mail v PDF a můžete je i zabezpečit heslem.

Než si účetní program pořídíte, otestujte si ho ve zkušební verzi zdarma. Typicky je omezená počtem dokladů či výplatních lístků, které v něm můžete vystavit. Zjistíte tak, zda se vám v programu dobře pracuje a poté rovnou plynule přejdete na plnou verzi.