Podle advokátky Petry Sochorové vzrůstá zájem firem o externí řešení často velmi delikátních a choulostivých případů. Firmy začínají přikládat větší význam důstojnosti a etiky na pracovišti.
Petra Sochorová je expertka na pracovní právo. Působí jako partnerka v advokátní kanceláři Sokol, Novák, Trojan, Doleček a partneři. Kromě pracovního práva se ve své advokátní praxi věnuje tématům diverzity, compliance a tzv. HR interním investigacím.
Co přesně si máme pod pojmem HR interní investigace představit?
HR interní investigace je formální, strukturovaný proces zjišťování faktů týkajících se možného porušení zákona, vnitřních předpisů společnosti, etického kodexu nebo firemní politiky ze strany zaměstnanců. Je to nástroj, kterým zaměstnavatel plní svou zákonnou povinnost zajistit bezpečné a respektující pracovní prostředí a zároveň chrání firemní reputaci a majetek. Cílem je zjistit, zda k porušení došlo, a na základě objektivních důkazů navrhnout adekvátní řešení.
Proč se firmy o interní investigaci začínají víc zajímat?
Podle mě je to způsobené také tím, že se více ozývají zaměstnanci. Čím více se něco ze strany zaměstnanců řeší, čím více projevují vůči zaměstnavateli nějaká očekávání, tím více jsou firmy tlačeny k tomu, aby vzniklé situace řešily. A to zcela pomíjím, že zahraniční a nadnárodní společnosti jsou dlouhodobě zvyklé tyto situace řešit, protože je to součástí firemní kultury.
Pokud jde o menší, lokální firmy, tak i tam se situace zlepšuje. Schopnost investigaci využívat signalizuje navenek, že si firma umí s nepříjemnými situacemi poradit, a to může posílit její značku a PR na trhu.
V jakém rozsahu a v jakých situacích se tyto investigace typicky dělají? Jde jen o velké korporace?
Rozsah není omezen velikostí firmy. Zákonnou povinnost řešit stížnosti má každý zaměstnavatel. Investigace se provádějí v situacích, jako jsou:
- diskriminace, šikana, obtěžování (včetně sexuálního obtěžování),
- krádeže, podvody nebo zneužití firemního majetku,
- únik důvěrných informací (např. obchodního tajemství),
- porušení pravidel BOZP (bezpečnost a ochrana zdraví při práci) s vážnými následky,
- stížnosti whistleblowerů na protiprávní jednání.
Investigace by měla být nestranná, důvěrná a rychlá.
Jak moc zaměstnanci ve firmách využívají whistleblowingu?
Podle mých zkušeností mají ve firmách podnětů poměrně dost, ale pořád se whistleblowing nevyužívá tak, jak by se využívat mohl. Zaměstnanci zkouší, jak to funguje, podávají anonymní podněty, učí se s tím teprve pracovat. Možná ne vždy je dovnitř do firmy dobře a srozumitelně komunikováno a vysvětlováno, k čemu whistleblowing slouží.
Kdo se obvykle interního vyšetřování ujímá? Interní HR specialisté, nebo externí odborníci?
Často je to kombinace. HR specialisté na interní investigace jsou ideální, protože rozumí firemní kultuře a mají zkušenost a znalost z práce se zaměstnanci v dané firmě. Nicméně, pro zachování maximální objektivity nebo v případech vysokého rizika se využívají právě externí advokáti/advokátní kanceláře. Klíčové je, aby vyšetřovatel byl nezávislý a proškolený.
Jaké jsou nejdůležitější principy, kterými se musí řídit specialista provádějící investigaci?
V investigaci se musíme řídit třemi základními principy. Konkrétně:
Objektivita a nestrannost – vyšetřovatel musí přistupovat k případu bez předpojatosti a emocionálního zapojení; cílem je zjistit fakta, ne potvrdit domněnku.
Důvěrnost a ochrana dat – informace sdělené v průběhu šetření jsou citlivé a musí být chráněny v souladu s GDPR.
Včasnost a rychlost – každé zpoždění snižuje kvalitu důkazů a prodlužuje nejistotu všech zúčastněných.
Pokud ve firmě mají odbory, zapojují se nějak do procesu šetření?
Ne, zatím jsem se s tím v praxi nepotkala, ale zaměstnanec má samozřejmě právo se nechat zastupovat i někým z odborů a může požadovat, aby se v rámci jednání někdo za odbory zúčastnil.
Existuje nějaký „práh“, kdy už musí firma zahájit formální investigaci?
Formální investigace je nutná, zejména pokud je podezření na závažné porušení zákona (diskriminace, obtěžování, podvod), nebo pokud se obvinění týká manažera nebo osoby s významnou pravomocí. A dále, pokud podezření spadá pod ochranu oznamovatelů (whistleblowing), nebo je vyžadován formální písemný závěr pro případný disciplinární postih.
Jaké jsou nejčastější chyby, kterých se firmy dopouštějí při počátečním zpracování stížnosti?
Největší chybou je nedostatečná nebo opožděná reakce. K častým chybám dál patří:
- odmítnutí stížnosti, protože chybí „pevný“ důkaz (např. písemný záznam),
- předávání informací neoprávněným osobám,
- nedodržení předběžných opatření, jako je oddělení stran konfliktu, což vede k eskalaci,
- automatické předpokládání viny nebo neviny jedné strany.
Z pohledu firemní kultury, jaká je role tréninku manažerů a zaměstnanců pro prevenci případných incidentů?
Prevence je polovina úspěchu. Pravidelný etický trénink zaměřený na definici obtěžování, diskriminace a na správné chování na pracovišti prokazatelně snižuje frekvenci incidentů. Zaměstnanci musí jasně vědět, co je a co není přijatelné, a jaký bude následek porušení. Trénink pro manažery by se měl navíc zaměřit na rozpoznání incidentu a na první reakci na stížnosti.
Když přijdete do společnosti, kde máte šetřit konkrétní případ, kdo bývá vaším partnerem ve firmě?
Většinou zástupce HR útvaru, v některých firmách to bývá právní útvar nebo compliance oddělení. Výsledky šetření se pak prezentují vedení společnosti včetně doporučení kroků, které je třeba udělat, aby se případ dořešil a také aby se v budoucnu podobným incidentům zabránilo.
Mezi nejcitlivějšími případy patří vyšetřování obtěžování a sexuálního obtěžování. Jak k nim specialisté přistupují, aby zajistili spravedlivé a důvěryhodné vyšetřování?
Máte pravdu, jedná se o velmi náročné případy, kde je obzvláště důležité držet se přísného postupu. Ten postup je následující:
Priorita – ochrana oběti a důvěrnost – okamžitě se přijímají předběžná opatření, jako je dočasné přemístění nebo placená dovolená pro obtěžovatele, aby se zajistilo, že oběť není vystavena dalšímu kontaktu nebo odvetě.
Detailní rozhovory – rozhovory s oznamovatelem, údajným obtěžovatelem a svědky jsou klíčové. V případě obtěžování je důležité zjistit subjektivní vnímání oběti a zároveň objektivní posouzení.
Hledání vzorců – vyšetřovatel nehledá jen jeden důkaz, ale spíše potvrzující vzorce chování.
Jak se daří zajistit ochranu oběti před odvetnými opatřeními?
Zákaz odvetných opatření (retaliation) je základním pilířem. Musí být jasně komunikován a jakákoli forma odvety, například snížení bonusů, přeložení na horší pozici, izolace, musí být okamžitě vyšetřována jako samostatné a vážné porušení s možností okamžitého zrušení pracovního poměru. V rámci prevence je často nutné zajistit pravidelný monitoring pracovního prostředí oběti po uzavření případu, či změnu organizačního uspořádání, aby přímá vazba na obtěžovatele/manažera nebyla zachována.
Jak se zachází s důkazy z digitálního prostředí?
Digitální důkazy jsou v těchto případech často klíčové. Musí se s nimi zacházet v souladu se zákonem a GDPR. Firma má právo přistupovat ke služebním e-mailům a chatům, ale jen v rozsahu nezbytném pro vyšetřování. Klíčové přitom je zajistit integritu dat, což znamená, že se důkazy získávají za účasti IT, aby se vyloučila manipulace. Dále je klíčové minimalizovat rozsah, což znamená, že se prohledává jen relevantní období a komunikace. Dále je podstatné dát prostor k vyjádření -údajnému obtěžovateli.
Pokud se prokáže, že k obtěžování skutečně došlo, jaké jsou následné kroky?
Důsledky musí být konzistentní, přiměřené a v souladu se zákoníkem práce. V závislosti na závažnosti to může být: písemná výtka nebo napomenutí; výpověď pro porušení povinností vyplývajících z právních předpisů, či okamžité zrušení pracovního poměru (pro zvlášť hrubé porušení).
Kromě disciplinárního řízení je třeba se zaměřit i na nápravu systémových nedostatků a psychologickou podporu pro oběť. Úspěšně vyšetřený případ je signálem pro celou firmu, že se takové chování netoleruje.
Zmínila jste, že prevencí je etický trénink manažerů i zaměstnanců. Kdo takový trénink dělá?
Často jsou to externí právníci nebo to může dělat někdo zevnitř společnosti, kdo zná kulturu, poslání a cíle firmy a dokáže vyložit její etické hodnoty. Některé firmy mají nastavené vlastní etické kodexy.
V rámci etického tréninku jsem spolupracovala s velkou farmaceutickou firmou, kde vedení velmi lpělo na dodržování etického jednání a nutnost etického chování se neustále zdůrazňovala všem pobočkám. Vedení zdůrazňovalo, že pokud by zjistilo, že se něco neetického děje v rámci jedné země, tak je ochotno tuto pobočku v zásadě obětovat. I za cenu, že půjdou dolů zisky skupiny, protože etika je pro ně důležitá.
Napsat komentář