Umělá inteligence pomáhá při plánování směn

„Dnes se nejvíc mluví o tom, že hlavní trend je digitalizace. Téma by ale nemělo být digitalizace, ale digitální proměna,“ říká Vojtěch Klimeš, ředitel vývoje OKbase, HR řešení od OKsystemu.

V retailu je nejproblematičtější správně naplánovat směny tak, aby se neplýtvalo lidskými zdroji a současně byly pokryté potřeby, které se často mění i během dne. A právě v tomto může pomoci umělá inteligence.

Jaké jsou hlavní trendy v oblasti personálních informačních systémů?

Často se setkávám s tím, že si lidé pod digitalizací představí pouhé převedení standardních klasických procesů do elektronické podoby. Správná digitalizace ale je nově tyto procesy nastavit a zavést pomocí kvalitního software.

Dnes se hodně mluví o paperless HR, o pracovněprávních dokumentech, což je oblast, která stále ještě je doménou papírovou. Až doba covidová ukázala, že je to takto už neúnosné. Poslední návrh novely zákoníku práce toto téma proto posouvá dál.

Retail je určitě jednou z nejsložitějších oblastí pro plánování směn. Co je v jeho případě nejproblematičtější?

První problém je efektivní naplánování směn. Druhým, ještě větším problémem je řešit operativní změny. Často někdo onemocní, nebo bez omluvy nepřijde. Vedoucí pak musí rychle najít náhradu, aby mohl zajistit běh provozu.

Přiznám se, že i my jsme byli k umělé inteligenci zpočátku skeptičtí. Známe případy, kdy procházela životopisy uchazečů, a během krátké doby se naučila vyřazovat všechny ženy, protože dříve přijatí programátoři byli muži… Když jsme ale začali plánovat směny, zjistili jsme, že algoritmy umělé inteligence dokáží velmi efektivně hledat zaměstnance na uvolněné směny. V okamžiku, když potřebuji rychle obsadit uvolněnou pozici, systém mi je okamžitě schopen nabídnout zaměstnance, kteří by mohli přijít. To znamená, že vedoucí nemusí zdlouhavě nikoho obvolávat. Díky umělé inteligenci jsme schopni nabídnout oslovení pouze těch zaměstnanců, kteří by přijít mohli. Do mobilní aplikace jim pošleme notifikaci. Zaměstnanec může okamžitě reagovat, zda chce přijít nebo ne. Vedoucí má tak okamžitou zpětnou vazbu. Navíc nespamujeme zaměstnance, kteří ani přijít nemohou.

Při využití personálních informačních systémů postupuje řada firem zjednodušeně řečeno od excelu k umělé inteligenci. Radíte firmám, kdy a na jaký systém přejít?

Říkáme, že excel je věčný. Svým způsobem nahrazovat excel je možná jeden z nejtěžších úkolů, které znám. Zvlášť, pokud byl ve firmě šikovný ajťák, který excel vymazlil do nejmenšího detailu, včetně podbarvování políček apod.

My nechceme převádět excel do našeho systému, ale máme ambici pomoci našim zákazníkům projít digitální transformací. Aby to nebyla jen změna evidence z jedné tabulky do jiné, ale aby na sebe činnosti logicky navazovaly, byly přehledné, neustále aktuální a práci zjednodušovaly a zrychlovaly.

Do jaké míry se ve firmách při využívání informačních systémů projevuje konzervativismus a nedůvěra v umělou inteligenci?

Přiznám se, že já sám jsem byl k umělé inteligenci také dlouho skeptický. Jde o to ji použít správně. V personální práci je řada rutinních činností, které jsou únavné a často se v nich dělají chyby. Příkladem je docházka. Evidence docházky, kde se kontroluje, jestli člověk odpracoval, co měl v době, kdy měl, je zdlouhavá. To je přesně místo pro využití umělé inteligence. Díky ní dokážeme určit, že těchto 90 % zaměstnanců pracuje každý měsíc stejně, tak proč je neustále podrobně kontrolovat. Umělá inteligence takové zaměstnance vytipuje a automaticky zkontroluje. Pro manažera pak zůstane ke kontrole jen 5-10 % problémových případů, kterým by se měl věnovat. Umělá inteligence si na základě analýzy dat dokáže také všimnout i situací, které ukazují, jaká skladba týmu dlouhodobě nejlépe funguje a naopak.

Za mě má umělá inteligence pomoci odbourat rutinní činnosti, aby zůstalo více času na samotnou práci s lidmi. Bylo by chyba chápat digitalizaci HR jako proces, kdy se přestanu setkávat se svými zaměstnanci. Je naopak potřeba ji vnímat jako nástroj, který vytvoří prostor pro práci s lidmi.

Co nejvíce ovlivňuje zavádění personálních informačních systému?

Oblastí při zavádění personálního systému je strašně moc. Největší chybou je, chtít hned na začátku vyřešit všechno. Naše zkušenost s více než 300 zákazníky ukazuje, že nejdůležitější je začít tím podstatným, jako je evidence zaměstnanců, docházka a počítání mezd. Až poté si stanovit další cíle.

Když zákazníci nejdříve pochopí, jak systém funguje, jak je navržený, pak ho mohou využívat ze 100 %. Je důležité se nechat softwarem inspirovat a využívat jeho možnosti. Ne ho ohýbat pro vlastní potřeby. Potkáváme se se stovkami zákazníků z různých oborů, a tak máme unikátní zkušenost ze širokého spektra firem. Neexistuje personalista, který by pracoval ve stovkách firem. Našim zákazníkům tak nabízíme best practices, jak náš systém využít pro zefektivnění jejich práce.

Společnost OKsystem vyvíjí a dodává systém OKbase. Co všechno tento systém umí?

To bychom tu mohli být do zítra… V zásadě se dá říci, že umí pokrýt kompletní personální evidenci zaměstnance. Ať už si pod tím představíme vzdělávání, hodnocení, evidenci lékařských prohlídek, popisy pracovních míst, evidenci a plánování docházky a dovolených, výpočet mezd a další. Zahrnuje i řadu nástrojů pro benefity. Nemáme ale ambici zahrnout všechny systémy, které již třeba ve firmě fungují. Trendem je umět se propojit a umožnit využití stávajících systémů.

O které z uvedených funkcionalit systému mají firmy v retailu největší zájem?

Velké téma v retailu je plánování směn. Uřídit stovky provozoven je úkol extrémně náročný. Zvláště, když dochází k fluktuaci. To je asi jedna z nejžádanějších funkcionalit. Další je pak tzv. kapacitní plánování. Tedy to, kolik lidí potřebuji mít na určitých pozicích. Jsou provozy, kde musíte bez obsazení určité pozice provozovnu zavřít, například v lékárnách. Druhá oblast, která je v poslední době hodně žádaná, je digitalizace pracovněprávní dokumentace. To je věc nová. Legislativa na ni teprve reaguje. Řada zaměstnanců přijde na pobočku a nikdy nebyla na centrále. Úkolem vedoucího je dokumentaci vytvořit a v papírové podobě ji dostat na centrálu. Pokud jsme toto schopni digitalizovat, tak je to velký benefit. Další je burza směn.

 

Pokračování článku a mnoho dalšího naleznete v Retail News 11.2022…

Napsat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna.